与合作伙伴、客户和同事的沟通联系方式多种多样：电话、电子邮件、即时消息、传真、视频会议，还有社交媒体。分开单独管理每个系统，不仅效率低下，还会由于使用相同的基础技术——互联网——而导致一些冲突。
相反，建立一个单一的系统来管理所有数字通信方式，能够实现统一的管理界面，以及集成的归档和备份。最重要的是，使用了统一通信的用户可以通过单一界面访问所有通信消息。无论是在办公室还是在路途当中，他们使用一个应用程序就能收听语音邮件、回复电子邮件、发微博或Facebook、收发传真以及进行视频会议。以下具体列述企业应投资部署统一通信系统的原因。
1、减少长期运维成本
实施统一通信策略需要详细的规划、新设备的投资、大量的系统设置，最终将减少一系列的管理维护成本，包括电话服务、传真机、视频会议、即时消息等等。这些服务都运行在你的互联网连接上，你会需要一个更快更可靠的数据管道，而其成本将小于添加多条电话线路和传真线路。
2、单一系统易于IT人员管理维护
采用统一通信后，你通常通过单一界面管理整个系统，只需监视一个系统，而非过去那样监控数个。同样，由于所有通信都在互联网上进行，在故障诊断时无需判断是数据网络故障还是电话网络故障，也不必担心要去钻研复杂的电话设备。
3、用户无需分别使用多个程序，提高工作效率
虽然用户需要接受统一通信系统使用的培训，但能够在一个单一工具下管理所有通信消息将会使他们的生活变得更加轻松。举个例子来说，当要向某个厂商下达订单时，他们可以直接通过传真服务器打印邮件，而不是打开邮件，打印其内容，然后传真出去。用户将能够在任何计算机上收听语音邮件信息并像转发普通邮件一样方便地将其转发给其他团队成员。
4、备份归档更简便
为确保电子邮件、即时消息和传真能够安全地存档，需要一个强大的备份归档系统。统一通信系统将使用户只需一套解决方案就能对所有信息备份存档，淘汰了过去仅支持电邮、传真、即时消息、文档中某个单一形式的备份系统。
5、用户工作更为灵活，反馈更佳
由于用户可以通过Web浏览器访问统一通信系统，他们可以在办公桌前、智能手机上、无线设备上以及几乎所有个人计算机上办公。位置感知功能将帮助其他用户快速联系上团队成员，无论他们是在家工作、在路途中还是在拜访客户。
实施统一通信，需要进行调研、规划、部署和培训等步骤，每一步都需要认真严谨。在管理界面、数据和语音系统整合方面的进步，使统一通信更具吸引力。对于小型企业来说，使用Skype和AT&T的托管系统服务是非常合适的。规模更大的公司可以为自己的最终使用定制产品，如微软的Lync 2010服务器、思科的统一通信系统或理光的产品。 
