2015年年底,常州移动成立了新的班组——政企部订单中心。这个全新的班组集结了分散在各营销单元的业务受理人员25人,通过厘清职责、优化流程、充分授权、加强协同,解决了前期集团市场营销工作效率低、响应迟缓、职责分工不清、业务流程冗长等问题,实现了对客户经理的“一站式”集中支撑,改变了长达十多年的集团业务支撑服务模式。
贴近一线需求、快速响应客户经理在服务中遇到的困难和问题是订单中心的工作目标。客户经理的主要工作职责是为集团客户提供优质服务。由于信息化产品种类较多、业务流程较为复杂,客户经理以往经常为纸质协议递交、业务流程跟进、后台协调及跟单工作所累,影响服务效率。例如,客户经理刘涛,他所属的营业部距营销中心有40多公里。以前,每次去营销中心递交纸质协议完成受理,在路上就要消耗1个多小时,要是协议出现差错,还要再往返一次甚至多次。他来回奔波得辛苦,客户也等得心焦。自从订单中心成立后,刘涛通过电脑或手机就可以将数据远程上传至订单中心平台完成订单录入,订单审核跟踪、后端资源协调、时限管控等工作则由订单中心包揽。这不仅大幅提升了服务集团客户的效率,也让刘涛每天能腾出更多时间和精力更好地服务客户、发掘客户需求、提供全方位信息化业务解决方案。最近三个月,他的业务量增长超过了50%。
发挥节点功能、协调后端各部门资源、缩短长流程业务开通时长是订单工作的工作重心。针对长流程业务的开通需求,为避免耽误客户使用,订单中心班组急客户之所急,制定出“绿色通道”方案,迅速予以响应:如遇到紧急业务处理需求,在客户需求得到公司相关负责人初步同意和认可后,可优先予以处理,一周后按原流程补提订单和相关手续即可。2015年年底,中石油常州公司急需在7天内完成一个加油站点通信业务的开通运营。由于时间紧迫,行业客户经理陶立得知后,立即联系了订单中心班组。班组按照原先制定的“绿色通道”方案,发挥节点功能,紧急协调工维口设计、勘察、施工等队伍加急处理,最终仅用5天时间,就完成了该站点通信业务的调试开通。凭借这次业务的及时开通,常州移动的服务能力得到中石油常州公司的高度认可。最近,中石油常州公司又经将新增的3个加油站站点的通信业务全部交由常州移动来办。
不断提升业务能力、锻造团队核心竞争力、为转型发展贡献更大力量是订单中心的永恒追求。“一站式”支撑服务的背后,是订单中心全体班组成员的辛苦付出。他们先后梳理出集团工作的10个工作大类、83个工作小类,细化具体工作分工切面,梳理出27项集团业务流程分工界面,简化了57项重点集团业务的审批流程,优化了原有的内控稽核体系,承载起集团市场集中化支撑体系。为快速、准确受理订单并全过程跟进长流程业务,订单中心全面梳理了所有集团业务的办理流程、业务规范等信息,编写成《集团业务白皮书》,方便客户经理查阅。同时,订单中心员工每月定期集中学习《集团业务白皮书》内容,提升业务能力,降低业务差错风险。在日常工作中,不断开展流程穿越,并通过周例会、聊天群等渠道,针对工作中的难点问题、心得体会、操作技巧等进行实时沟通。
服务口碑的积累,给常州移动带来了更多的集团业务,尤其是在月底业务量激增的时候。二月底一天,当支撑人员张琪开通最后一笔订单业务的时候,已经是深夜23:35分,她老公已经在公司门外整整等候了五个小时。加班加点成了订单中心的“新常态”,但是订单中心全体人员没有一句怨言。在他们眼中,以高度的责任感完成每笔业务操作,确保订单准确、按时完成,是一件美丽的事情。