近年来，随着经济社会频繁的商务、政务的活动日益增多，会议系统以快捷方便的商用功能显示其强大的更捷性，一种既能节约成本而又能达到方便快捷高效的视频会议技术已成为信息发展的必然。网络视频会议通过网络将人物的静态或动态图像、语音、文字、图片等多种信息平滑连续的分送到各个与会人员的计算机上，使得参加会议的人员不论身处何地都能够像在真实的会议室内一样实时参与团队会议，从而大大提高工作效率，使人们能够更及时、有效的沟通，并减省用户对于工作旅行的成本投入，视频会议系统早已不再是单纯用于开会，很多重要的商务活动洽谈会、碰头会都是通过视频会议系统来完成。很显然，视频会议技术的出现是信息时代发展的必然，但其使用成本却不是每个企业都能承担，特别是一些中小企业，购买一套会议系统可以要花上几十万，而且每年的服务器托管、网络带宽、专门的IT维护又会是十几万的成本开。也许一年可以节约50万左右的开会经费，但是一次性的投入和持续性维护经费投入并不见得能“立竿见影”即时见效，开始的两年并不能真正体现成本环节的节约上。投入费用代价之大，让国内有迫切需求的中小企业不得不望洋兴叹。但是如果把会议系统换成租赁服务，每月60元的租赁价格，每年只需投入一、二万元用于会议系统租赁经费，以及以后每年都会有一笔客观的会议成本节约费用，会议系统租赁服务立竿见影的效果自然深受客户的欢迎。这与大型购买系统，动辄几十万、数百万所产生的金额差值不一样，基本上所有企业都能接受的。

租赁业务并不是一个以“价格敏感”低价倾销的方式攻占市场，拥有一个合理的价格水平也是会议系统行业健康发展的必须条件。虽然目前市场上兴起了很多主打价格牌的视频会议租赁企业，但未来会议系统市场将是中小企业会议系统租赁服务市场的天下，这些企业一个共同的特点就是其实力不足以轻松支付购建视频会议系统所需的巨大投入，强大的市场需求使视频会议系统租赁业务这种方式一推出市场便受到广泛的欢迎。根据有关数据统计，我国中小企业约有1100万家，如此庞大的一个市场消费群体已成为推动视频会议租赁市场蓬勃发展的主力军。目前会议系统租赁服务正以迅猛的发展势头迅速被各行各业的企业所采用。不仅仅是中小企业，包括国内知名的大型国企、私企，政府，金融等诸多领域也都纷纷采用这种租赁的方式，在拥有会议系统产品提供商高质量服务和强大技术支持的同时，又能为企业自身节约成本和提高远距离沟通效率，这种投资小效用大的租赁服务，已成为越来越多的企业节约资源的重点，同时也成为视频会议系统企业市场增长的热点。